Hiện nay, cách gửi email cho nhiều người trong outlook được khá nhiều người quan tâm vì việc gửi email không chỉ đơn thuần là một phương tiện để trao đổi thông tin và dữ liệu, mà nó còn trở thành một công cụ quan trọng trong việc quảng cáo, tiếp thị và giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của một doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu cùng Trust Media qua bài viết này nhé!

Mục Lục

Các bước cần chuẩn bị trước khi gửi email

Để thực hiện cách gửi email cho nhiều người trong Outlook cùng một lúc, bạn cần chuẩn bị những thông tin quan trọng sau:

Một tài liệu Word chứa toàn bộ nội dung mà bạn dự định sẽ gửi qua email.
Một tài khoản Microsoft Outlook đã được cấu hình để có khả năng gửi và nhận email như bình thường.
Một tệp Excel chứa danh sách thông tin và địa chỉ email của những khách hàng mà bạn muốn gửi email.

Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook bạn cần biết

Có nhiều cách gửi email cho nhiều người trong Outlook cùng một lúc, tuy nhiên, cách hiệu quả và nhanh nhất để thực hiện điều này bao gồm 8 bước như sau:

Bước 1: Trước tiên, bạn nhấp vào mục “Contacts” sau đó chọn danh sách liên hệ mà bạn muốn gửi email, sau đó nhấp chuột vào “Home” và chọn “Mail Merge” như hình dưới đây.
Bước 2: Hộp thoại “Mail Merge Contacts” sẽ xuất hiện trên màn hình, hãy đánh dấu vào “Only selected contacts” ở mục “Contacts”. Tại “Merge options,” chọn “Form Letters” cho “Document type” và “Email” cho “Merge to.” Cuối cùng, tại ô “Message subject line,” bạn nhập chủ đề của email bạn muốn gửi.
Bước 3: Nhấn OK. Một tài liệu mới sẽ hiển thị, do Microsoft Word tạo ra. Cửa sổ tài liệu sẽ tự động nằm dưới tab “Mailings ribbon.” Trong tab “Mailings,” bạn nhấn vào “Greeting Line.”
Bước 4: Hộp thoại “Insert Greeting Line” sẽ xuất hiện với giao diện như hình dưới đây. Bạn cần thiết lập định dạng lời chào và nhấn “Preview” để xem trước các tin nhắn sẽ hiển thị cho người nhận.
Bước 5: Sau khi đã xong, bạn nhấn OK và “Greeting Line” sẽ được chèn vào tài liệu. Nhấn Enter để tiến đến bước soạn nội dung thư bạn muốn gửi. Nếu bạn đã có sẵn tài liệu Word với nội dung thư, bạn có thể sao chép nó vào dưới phần “Greeting Line.”
Bước 6: Sau khi đã chỉnh sửa lại nội dung thư, bạn nhấn vào tab “Mailings” và nhấp chuột vào “Finish & Merge,” sau đó chọn “Send Email Messages” trong menu xuất hiện.

Bước 7: Trong hộp thoại “Merge to Email,” nhấn OK và Outlook sẽ gửi email đến danh sách người liên hệ bạn đã chọn ban đầu. Lưu ý không nên sử dụng trường BCC và CC trong Outlook.
Bước 8: Sau khi hoàn thành 7 bước trước, bạn có thể xem kết quả trong thư mục “Sent Items.” Nếu bạn thấy email đã được gửi đến từng người nhận riêng biệt với lời chào riêng của họ, thì quá trình gửi email hàng loạt đến nhiều người nhận đã thành công.

Nếu bạn thắc mắc không biết cách tạo mail server như thế nào thì có thể tham khảo trong bài viết này nhé!

Kết luận

Hi vọng rằng các hướng dẫn ngắn gọn trên đã giúp bạn nắm cách gửi email cho nhiều người trong Outlook một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, xin vui lòng để lại bình luận, chúng tôi sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn!