Khủng hoảng truyền thông là một nguy cơ mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể phải đối mặt. Chính vì vậy, việc mà các doanh nghiệp cần phải làm đó là xây dựng và lên các phương án quản trị vấn đề này một cách hiệu quả hơn. Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, Trust Media sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khủng hoảng truyền thông cũng như các bài học kinh nghiệm được rút ra từ case study của những thương hiệu nổi tiếng. Cùng tham khảo ngay nhé! 

Mục Lục

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Khủng Hoảng Truyền Thông Là Gì?
Khủng Hoảng Truyền Thông Là Gì?

Khủng hoảng truyền thông là một cụm từ ám chỉ những sự kiện, sự việc xảy ra một cách đầy bất ngờ và thậm chí có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực làm tổn hại tới hình ảnh, thương hiệu của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp… Những tổn thất liên quan đến vấn đề khủng hoảng truyền thông gây ra tương đối nghiêm trọng và tác động trực tiếp đến hình ảnh cũng như doanh thu của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, việc tiến hành xử lý truyền thông là một điều hết sức quan trọng của PR – quan hệ công chúng. Do sự ảnh hưởng mạnh mẽ của vấn đề này đòi hỏi quá trình xử lý, khắc phục truyền thông phải diễn ra một cách nhanh gọn lẹ. Để giải quyết tốt việc khủng hoảng truyền thông yêu cầu người tiến hành phải có trình độ kỹ năng, chuyên môn cao để có thể xử lý tốt nhất. 

Dấu hiệu nhận biết khủng hoảng truyền thông

Dấu Hiệu Nhận Biết Khủng Hoảng Truyền Thông
Dấu Hiệu Nhận Biết Khủng Hoảng Truyền Thông

Sau đây là một số dấu hiệu giúp bạn có thể nhận biết được doanh nghiệp của mình đang có phải đối mặt với vấn đề khủng hoảng truyền thông hay không. Tìm hiểu ngay nhé! 

  • Có sự chỉ trích và phản đối của công chúng, đặc biệt là những phương tiện truyền thông xã hội. Đây có thể là một dấu hiệu để bạn nhận thấy rằng một cuộc khủng hoảng truyền thông hiện đang xảy ra,
  • Suy giảm về doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
  • Gia tăng một cách đột biến về lưu lượng truy cập của người dùng trên website hoặc các nền tảng mạng xã hội. Đó cũng chính là một dấu hiệu giúp bạn nhận thấy những tin đồn hay các thông tin sai lệch đang được lan truyền trong cộng đồng.
  • Có sự thay đổi về hành vi của đối tác hoặc khách hàng. 
  • Hoạt động kinh doanh bị gián đoạn. 

Đặc điểm của khủng hoảng truyền thông

Đặc Điểm Của Khủng Hoảng Truyền Thông
Đặc Điểm Của Khủng Hoảng Truyền Thông

Khủng hoảng truyền thông sẽ mang ba đặc điểm cơ bản nhưng không phải cá nhân/doanh nghiệp nào cũng có thể nắm bắt được. Sự hạn chế này sẽ là lý do khiến cho việc xử lý khủng hoảng truyền thông không được xử lý hiệu quả và kịp thời. Cụ thể 3 đặc điểm này như sau:

  • Xảy ra bất ngờ: Đặc điểm đầu tiên của vấn đề này là xảy ra một cách ào ào ập tới, đột ngột như một cơn sóng thần dữ dội. Đứng trước cơn khủng hoảng truyền thông, những cá nhân và doanh nghiệp thường sẽ rơi vào trạng thái sửng sốt. Họ cũng hoang mang và lo lắng về những hậu quả do khủng hoảng truyền thông để lại. 
  • Lan truyền một cách mạnh mẽ và nhanh chóng: Chính với yếu tố bất ngờ này đã tạo được điều kiện lý tưởng để cho cơn khủng hoảng truyền thông lan truyền một cách nhanh chóng và rộng rãi, vượt ra khỏi tầm kiểm soát của cá nhân, doanh nghiệp. Với tốc độ lan truyền như vũ bão của những phương tiện truyền thông sẽ đẩy vấn đề này một cách tiêu cực hơn. 
  • Gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp: Khi những tin tức tiêu cực xuất hiện trên các nền tảng mà liên quan đến cá nhân, doanh nghiệp thì danh tiếng và hình ảnh của họ sẽ tuột dốc một cách không phanh. Thực tiễn, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đã bị đông đảo cộng đồng quay lưng bằng những hoạt động như phong sát, tẩy chạy… Thậm chí là có những doanh nghiệp phải đóng cửa và phá sản. 

Nguyên nhân gây ra khủng hoảng truyền thông

Nguyên Nhân Gây Ra Khủng Hoảng Truyền Thông
Nguyên Nhân Gây Ra Khủng Hoảng Truyền Thông

Có khá nhiều tình huống và nguyên nhân có thể khiến doanh nghiệp của bạn rơi vào tình huống khủng hoảng truyền thông:

  • Lỗi sản phẩm, dịch vụ: Khi sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn gây ra những tổn thất, làm hại đến sức khỏe của người tiêu dùng… thì khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra.
  • Quảng cáo gây ra những tranh cãi: Nếu như quảng cáo được đánh giá là thiếu văn hóa, nhạy cảm hay phân biệt đối xử, phân biệt chủng tộc… có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp phải vấn đề khủng hoảng truyền thông.
  • Lỗi trong quá trình giao tiếp cũng như khả năng đáp ứng: Việc phản hồi thông tin chậm chạp hoặc không chính xác hoặc xin lỗi không đúng cách từ doanh nghiệp trong những trường hợp khẩn cấp có thể làm có vấn để khủng hoảng truyền thông diễn ra trầm trọng hơn.
  • Sự cạnh tranh: Với những hành động cạnh tranh không công bằng từ đối thủ cạnh tranh trong ngành: phá hoại danh tiếng của doanh nghiệp, tung tin đồn nhảm… 

Phân loại khủng hoảng truyền thông

Phân Loại Khủng Hoảng Truyền Thông
Phân Loại Khủng Hoảng Truyền Thông

Khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra với mọi cá nhân, doanh nghiệp mà không loại trừ bất cứ ai cả. Căn cứ vào mức độ nghiêm trọng của khủng hoảng truyền thông mà vấn đề sẽ được phân thành những loại khác nhau. Cụ thể: 

Khủng hoảng thông tin

Khủng hoảng thông tin là một trường hợp xảy ra khi có một thông tin hay sự cố sai lệch được phát tán rộng rãi trong cộng đồng và gây ra những tác động tiêu cực đến cá nhân hoặc doanh nghiệp có liên quan. Chẳng hạn như, một tin đồn hay thông tin sai lệch được lan truyền mạnh mẽ và nhanh chóng trên các nền tảng mạng xã hội sẽ khiến cho người tiêu dùng cảm thấy sợ hãi, lo lắng và hoang mang.

Nếu như cá nhân, doanh nghiệp không có giải pháp ứng phó khẩn cấp kịp thời và không thể kiểm soát được vấn đề này thì khủng hoảng truyền thông có thể tự phát sinh xảy ra và gây ra những thiệt hại nghiêm trọng đến danh tiếng cũng như uy tín của cá nhân, doanh nghiệp. 

Khủng hoảng hình ảnh

Khủng hoảng hình ảnh là một trong những dạng khủng hoảng truyền thông. Trong đó, cá nhân hay doanh nghiệp có liên quan sẽ phải đối mặt với việc bị công chúng chỉ trích hoặc phản đối vì những lời nói, hành động của bản thân mình. Trong tình huống này, danh tiếng cũng như hình ảnh của cá nhân, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng và ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của họ.  

Các nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng hình ảnh có thể bao gồm những vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ; vi phạm pháp luật; nhân viên có hành vi phi đạo đức; lỗi kỹ thuật; chính sách của doanh nghiệp có vấn đề… Khi đối mặt với trường hợp này, các cá nhân hay doanh nghiệp cần phải xây dựng một kế hoạch ứng phó, xử lý kịp thời để có thể nhanh chóng giải quyết. Từ đó, giúp họ cải thiện được danh tiếng và hình ảnh trong mắt của công chúng. 

Khủng hoảng liên quan đến công chúng

Khủng hoảng này xuất phát từ việc chậm trễ phản hồi công chúng về một sự kiện hay vấn đề nào đó, khi sự phản hồi này trở nên khó kiểm soát. 

Khủng hoảng bởi vì xung đột lợi ích

Loại khủng hoảng này rất thường xuyên và hầu như là xảy ra ở tất cả doanh nghiệp. Đây là sự mâu thuẫn giữa cá nhân hay một nhóm người với các doanh nghiệp có liên quan về mặt lợi ích nhất định. Điều này đã dẫn đến phát sinh những sự việc, hành vi mang tính chất chống phá nhằm đòi lại những lợi ích về phía mình. Tẩy chay sản phẩm, nhãn hàng là hoạt động chủ yếu của khủng hoảng do xung đột lợi ích. 

Khủng hoảng vì cạnh tranh không công bằng

Với sự phát triển nhanh chóng của thị trường, các doanh nghiệp sẽ không thể nào có thể tránh được sự cạnh tranh. Đây chính là nguyên nhân gây ra những hành động tiêu cực của bên đối thủ cạnh tranh. Những hành động này đã được thực hiện với mục đích là phá hoại, bôi nhọ hình ảnh và uy tín của sản phẩm, thương hiệu của các doanh nghiệp đối thủ. 

Khủng hoảng liên đới 

Đây là hình thức khủng hoảng doanh nghiệp sẽ bị đánh đồng với những người hợp tác với mình. Khi những đối tác với doanh nghiệp xảy ra vấn đề không tốt thì phía cộng đồng sẽ có thể đánh đồng doanh nghiệp cũng đang có vấn đề tương tự. 

Khủng hoảng tự sinh

Đây là một loại khủng hoảng xảy ra khi doanh nghiệp mắc các sai lầm liên quan đến sản phẩm hay những hoạt động truyền thông. Hiện nay, khủng hoảng tự sinh rất dễ dàng xảy ra khi nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok, Youtube, Instagram… đang phát triển như vũ bão. 

Khủng hoảng chồng khủng hoảng

Khủng hoảng chồng khủng hoảng xảy ra khi doanh nghiệp không tinh tế và khéo léo trong quá trình xử lý, giải quyết khủng hoảng truyền thông. Một cách xử lý sai lệch rất dễ có thể khiến cho thái độ của cộng đồng đối với các doanh nghiệp này trở nên gay gắt hơn rất nhiều. Điều này thường xuất phát từ quá trình giải quyết khủng hoảng truyền thông lạc hậu, doanh nghiệp không thể hiện được sự chuyên nghiệp và thành khẩn. 

Tác hại của việc khủng hoảng truyền thông

Tác Hại Của Việc Khủng Hoảng Truyền Thông
Tác Hại Của Việc Khủng Hoảng Truyền Thông

Khủng hoảng truyền thông sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực. Cụ thể chi tiết:

  • Đối với những cá nhân, doanh nghiệp nổi tiếng trên thị trường, hình ảnh cũng như giá trị thương hiệu của họ sẽ ít nhiều bị ảnh hưởng. Thậm chí, đã có những trường hợp khiến cho doanh nghiệp bị phá sản, các idol mất đi sự nghiệp của mình do người tiêu dùng và người hâm mộ tiến hành tẩy chay quá quyết liệt. Ngay cả khi đã có những phương pháp xử lý vô cùng phù hợp và khéo léo thì niềm tin từ một số bộ phần người tiêu dùng, người hâm mộ yêu mến cũng phải bị lung lay trước.
  • Đối với những người tiêu dùng phổ thông, họ sẽ cần phải suy nghĩ cân nhắc với việc sử dụng những sản phẩm, dịch vụ của các thương hiệu, có nên tiếp tục ủng hộ và dành sự mến mộ cho những thần tượng nổi tiếng không? Cho đến khi tất cả những thông được làm rõ. Về cơ bản, người tiêu dùng sẽ có tâm lý thắc mắc và lo ngại trước những sự việc như thế này. Bên cạnh đó, có một số bộ phần thường có tâm lý đám đông hoặc thích thú khi có drama xảy ra. Đây cũng chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho việc xử lý và giải quyết vấn đề khủng hoảng truyền thông khó khăn hơn.
  • Với những đơn vị truyền thông, vấn đề này sẽ trở thành “miếng mồi béo bở” để họ tận dụng các tin tức để triển khai bài viết có liên quan nhằm thu về lượng traffic, views khủng. Họ sẽ nỗ lực cố gắng khai thác một cách triệt để các góc nhìn được đánh giá là nổi trội, thú vị và hấp dẫn trong thời gian sớm để đạt được mục tiêu tương tác lớn. 

Nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông

Nguyên Tắc Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông
Nguyên Tắc Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông

Để quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, Trust Media đã tổng hợp lại một số nguyên tắc mà bạn cần phải chú ý khi giải quyết vấn đề này:

Luôn luôn phải giữ được sự bình tĩnh

Trước bất kỳ một cuộc khủng hoảng truyền thông nào đó, những doanh nghiệp có liên quan cần phải giữ được sự tỉnh táo và bình tĩnh. Đây chính là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp bạn có thể đưa ra được những giải pháp xử lý, giải quyết khủng hoảng truyền thông hiệu quả và tối ưu nhất. Song đối với thực tiễn, điều này lại rất khó để thực hiện bởi vì áp lực từ người tiêu dùng, từ cộng đồng là vô cùng lớn. 

Thể hiện được thái độ hối lỗi và mong muốn được sửa chữa

Kể cả khi vấn đề xuất phát từ những sai lầm của KOL, của bản thân hay thậm chí là do đối thủ cạnh tranh chơi xấu, không lành mạnh thì chắc chắn rằng nếu bên liên quan thể hiện được rõ ràng thái độ hối lõi và mong muốn được sửa chữa. Đây chính là một trong những nguyên tắc được áp dụng trong đa số các case study về cách giải quyết khủng hoảng truyền thông. 

Không nên né tránh hoặc im lặng trước mặt báo chí 

Có rất nhiều người cho rằng việc im lặng để cho vấn đề khủng hoảng lắng xuống là giải pháp khắc phục vấn đề này một cách hữu hiệu nhất. Thế nhưng, phương pháp truyền thống này dường như không còn thích hợp được sử dụng trong thời đại hiện đại như hiện nay.

Nếu người đại diện cho doanh nghiệp hay quản lý của KOL không đưa ra các câu trả lời thỏa đáng từ phía dư luận, họ rất có thể đánh mất tất cả mọi thứ và được ngầm hiểu rằng là bằng lòng với hậu quả của khủng hoảng truyền thông đang diễn ra. Nhìn vào nhiều vụ việc khủng hoảng truyền thông đã từng diễn ra trong thực tiễn, nhiều thương hiệu lớn như Coca Cola, Vietnam Airlines… đều tiến hành xử lý khủng hoảng truyền thông qua những lời xin lỗi, giải thích trước đại chúng và báo chí mà đó không phải là sự im lặng.

Tuy nhiên, quyết định lên tiếng chỉ thực sự mang đến điều tích cực nếu như doanh nghiệp chọn được đúng thời điểm. Đồng thời, việc bày tỏ ý kiến/quan điểm hay cung cấp/bổ sung thêm những thông tin liên quan đến sự việc cũng cần phải ngắn gọn, súc tích, thể hiện được sự logic để không khiến dư luận hoài nghi, phẫn nộ vì cho rằng cá nhân, doanh nghiệp đang cố gắng che giấu, lấp liếm. 

10 cách xử lý khủng hoảng truyền thông mang lại hiệu quả

10 Cách Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông Mang Lại Hiệu Quả
10 Cách Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông Mang Lại Hiệu Quả

Trong phần tiếp theo, Trust Media sẽ giới thiệu đến bạn 10 cách xử lý khủng hoảng truyền thông an toàn và mang lại hiệu quả nhất! 

Thành lập một đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ xử lý khủng hoảng

Hãy xây dựng một đội ngũ nhân viên thực hiện nhiệm vụ xử lý khủng hoảng truyền thông. Đội này sẽ bao gồm những thành viên đại diện cho những bộ phận chủ chốt của các phòng ban trong doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên này sẽ đảm nhận nhiệm vụ điều hành, quản lý và giám sát những phản ứng, hoạt động xảy ra trong suốt quá trình giải quyết khủng hoảng truyền thông. 

Định hướng thông tin đúng đắn và chính xác

Thông tin phản ứng đối với những vụ việc khủng hoảng truyền thông cần phải được kiểm tra. thu nhập cũng như truyền tải một cách chính xác nhất. Tất cả những thông tin có liên quan chưa được xác minh hay sai lệch nên được cẩn thận hơn và đặc biệt là không chia sẻ ra ngoài nội bộ doanh nghiệp. 

Cung cấp thông tin cho những bên có liên quan

Cung cấp cho những bên có liên quan với doanh nghiệp như nhà cung cấp, khách hàng, đối tác… về các tin tức, tình hình khủng hoảng truyền thông cũng như cách mà doanh nghiệp sẽ phản ứng. Việc nhanh chóng cung cấp những thông tin cho những bên có liên quan sẽ có tác dụng duy trì được sự tin tưởng cũng như để đối tác kịp thời có những biện pháp xử lý nếu như rơi vào trường hợp bị khủng hoảng truyền thông liên đới. 

Xây dựng kế hoạch phản ứng khẩn cấp

Kế hoạch phản ứng khẩn cấp là một điều hết sức quan trọng trong quá trình xử lý khủng hoảng. Kế hoạch này phải được xây dựng cẩn thận, đảm bảo những bước hành động phải cụ thể và rõ ràng, có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất. 

>>Xem thêm:

Tận dụng truyền thông nội bộ

Trong quá trình xử lý vấn đề khủng hoảng truyền thông, những phòng ban trong doanh nghiệp cần phải có sự phối hợp với nhau để đảm bảo rằng những thông tin được chia sẻ đúng thời điểm, đúng người và nhất quán trong phần thông điệp nhằm khắc phục sự cố. 

Xây dựng mối quan hệ tốt với các bên truyền thông

Cá nhân, doanh nghiệp nên xây dựng những mối quan hệ mật thiết với những bên phương tiện truyền thông nhằm mục đích rằng các thông tin được chia sẻ chính xác. Mối quan hệ không chỉ cần xây dựng trong quá trình khủng hoảng mà còn cần phải được duy trì trong suốt quá trình hoạt động và phát triển của cá nhân, doanh nghiệp. 

Thông báo ngay khi có thông tin

Những thông tin mà liên quan đến khủng hoảng truyền thông của cá nhân, doanh nghiệp thì họ cần phải thông báo ngay lập tức đến những bên có liên quan nhằm ngăn ngừa tình trạng bất ổn xảy ra. Việc đưa ra những phát ngôn chính thức càng nhanh càng tốt. Bởi vì nó có tác dụng xoa dịu, hạn chế được tình trạng khủng hoảng leo thang cho đến mức bị mất kiểm soát. 

Tập huấn cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp 

Tất cả mọi nhân viên có mặt trong doanh nghiệp cần phải được tập huấn về cách xử lý, giải quyết vấn đề khủng hoảng truyền thông. Từ đó, khi khủng hoảng truyền thông bất ngờ xảy ra, họ có thể chủ động đóng góp công sức vào quá trình phản ứng. Doanh nghiệp cũng cần tập trung chú trọng trong việc lựa chọn được đội ngũ xử lý khủng hoảng từ những nhân viên đã được tập huấn. 

Tận dụng những nền tảng truyền thông mạng xã hội

Tận dụng những nền tảng truyền thông mạng xã hội để truyền tải những thông tin chính xác, đính chính lại các sai lệch, giải thích rõ ràng về sự kiện đến với công chúng. Doanh nghiệp hãy tận dụng những nền tảng này để đưa ra các phát ngôn chính thức trong quá trình xử lý khủng hoảng. 

Tập trung vào những giải pháp khả thi

Trong quá trình tiến hành giải quyết những vấn đề liên quan đến khủng hoảng, doanh nghiệp cần phải tập trung vào những giải pháp khả thi. Hãy xem xét những phương án mà doanh nghiệp có thể thực hiện trong một thời gian sớm nhất để phục vụ cho mục tiêu giảm thiểu thiệt hại tối đa.

Nếu như những giải pháp khả thi không mang lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể tìm những phương án khác để có thể xử lý vấn đề. Hãy tham khảo nhiều ý kiến khác nhau để xác định và tìm được một phương án tối ưu nhất. 

Quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông một cách nhanh chóng

Quy Trình Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông Một Cách Nhanh Chóng
Quy Trình Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông Một Cách Nhanh Chóng

Thông thường, quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông sẽ bao gồm 4 bước chủ yếu như sau:

Bước 1: Phát hiện, phân tích và đánh giá khủng hoảng truyền thông

Đây là giai đoạn có vai trò vô cùng quan trọng để doanh nghiệp nhận biết cũng như đánh giá khủng hoảng truyền thông nếu như nó xảy ra. Sau đây là hướng dẫn chi tiết mà doanh nghiệp bạn có thể áp dụng để kịp thời phát hiện, phân tích thông tin và đánh giá được hậu quả mà khủng hoảng truyền thông gây ra:

  • Giám sát và theo dõi: Hãy theo dõi những trang mạng xã hội, nguồn tin tức, diễn đàn hoặc bất cứ một kênh truyền thông nào liên quan đến một vấn đề, cá nhân, tổ chức mà bạn đang có nhu cầu quan tâm. Hãy tìm hiểu về những ý kiến của công chúng để nhận biết sớm các dấu hiệu dẫn đến khủng hoảng truyền thông nảy sinh. 
  • Phản hồi công chúng: Lắng nghe những phản hồi từ phía công chúng bao gồm cả phần hổi trực tiếp từ những người tiêu dùng, nhóm cộng đồng, chuyên gia trong lĩnh vực hoặc bất cứ bên nào có liên quan. Khi vấn đề khủng hoảng này xảy ra, bước đầu tiên mà bạn cần phải tiến hành đó là nhanh chóng phản hồi để có thể xoa dịu được dư luận. Thông qua những nội dung như thông báo tình hình hiện tại và các cam kết hứa hẹn sẽ sớm điều tra làm rõ vụ việc , công khai lời xin lỗi, phương án giải quyết vấn đề (nếu như xác định được vấn đề)…. 
  • Xác định những nhân tố gây ra khủng hoảng: Xem xét, phân tích và đánh giá những nhân tố gây ra khủng hoảng truyền thông. Ví dụ như: thông tin sai lệch, tin đồn, hiểu lầm, lỗi quảng cáo, phân biệt chủng tộc, hành động gây ra sự tranh cãi… 
  • Đánh giá tác động của khủng hoảng truyền thông gây ra: Xác được mức độ tác động của khủng hoảng truyền thông lên cá nhân, doanh nghiệp. Có thể như mất lòng tin tưởng từ phía người tiêu dùng, tác động đến doanh số bán hàng và lợi nhuận, ảnh hưởng đến uy tín hay danh tiếng của cá nhân, doanh nghiệp. 

Bước đầu tiên này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có một cái nhìn tổng quan nhất về mức độ khủng hoảng truyền thông, xác định được những nhân tố gây ra khủng hoảng, đánh giá được tác động cũng như mức độ nghiêm trọng. Điều này sẽ căn cứ để xây dựng lên kế hoạch cũng như đề xuất giải pháp trong các bước tiếp theo của quy trình xử lý khủng hoảng truyền thông mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. 

Bước 2: Xây dựng kế hoạch và đề xuất các giải pháp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch và đưa ra những đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục tình huống khủng hoảng truyền thông. Chi tiết các bước như sau:

  • Xác định mục tiêu: Mục tiêu có thể liên quan đến quá trình khắc phục hậu quả do khủng hoảng truyền thông gây ra, phục hồi danh tiếng giảm thiểu tổn thất tài sản…
  • Xác định nguồn lực: Phân tích và đánh giá những nguồn lực có sẵn để tiến hành triển khai kế hoạch, bao gồm: xác định nhân sự, tài chính, sự hỗ trợ từ các bên có liên quan… 
  • Đề xuất các giải pháp: Bao gồm những việc sửa đổi chiến lược truyền thông, đưa ra lời xin lỗi công chức, đính chính thông tin sai lệch, xây dựng chiến lược mới, thiết lập quy trình kiểm duyệt nội dung truyền thông chặt chẽ hơn…
  • Xây dựng một kế hoạch chi tiết: Để có thể dễ dàng triển khai những biện pháp khả định. Định hướng các bước sẽ tiến hành, nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện, trách nhiệm của người tham gia…
  • Tính toán các rủi ro: Đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai kế hoạch và đề xuất những giải pháp nhằm mục đích giảm thiểu các rủi ro.
  • Xác định chỉ số thành công: Để đánh giá mức độ hiệu quả của từng giải pháp được thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn sẽ đo lường cũng như đánh giá được kết quả cuối cùng. 

Bước 3: Triển khai kế hoạch giải quyết và xử lý khủng hoảng truyền thông

Sau đây sẽ là các bước giúp bạn triển khai kế hoạch cũng như những giải pháp để xử lý khủng hoảng truyền thông:

  • Thực hiện kế hoạch: Việc triển khai những giải pháp đã được đề xuất ở trong phần kế hoạch xử lý khủng hoảng bao gồm các hoạt động thực hiện, triển khai nguồn lực và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình làm. Các giải pháp này cần phải được tiến hành lần lượt theo thứ tự ưu tiên và có sự điều chỉnh linh hoạt vào những trường hợp cần thiết. 
  • Quản lý thông tin: Bao gồm việc tiến hành thu thập dữ liệu từ những nguồn đáng tin cậy, thực hiện theo dõi, phân tích và đánh giá các thông tin tập hợp được, xử lý những thông tin nhạy cảm cũng như phân phối đến đúng người và đúng thời điểm. Phản hồi và đối phó với những tin đồn, thông tin sai lệch… tương tác với người tiêu dùng để cung cấp và trả lời những câu hỏi.
  • Tương tác với truyền thông và công chúng: Để có thể thông báo về tình hình khủng hoảng truyền thông thông qua việc tổ chức hội thảo, cuộc họp, sự kiện hay sử dụng những phương tiện truyền thông là truyền hình, báo chí, mạng xã hội… Tương tác với truyền thông và công chúng cần phải được tiến hành một cách chân thành, cởi mở, lắng nghe cũng như phản hồi kịp thời những câu hỏi hay các vấn đề đang là mối quan tâm. 

Bước 4: Đánh giá hiệu quả và rút ra bài học kinh nghiệm 

Cuối cùng, là bước đánh giá hiệu quả của kế hoạch đã thực hiện cũng như rút ra bài học kinh nghiệm để có thể cải thiện quá trình xử lý nếu như khủng hoảng truyền thông xảy ra trong thời gian tới:

  • Đánh giá hiệu quả thực hiện: Được thực hiện bằng cách so sánh với các kết quả đạt được với mục tiêu đề ra trong phần kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông. Xác định những thành công hay thất bại, đo lường những chỉ số quan trọng để có thể đánh giá được tác động và sự ảnh hưởng của các giải pháp đã được triển khai. 
  • Phân tích và rút ra bài học kinh nghiệm: Để có thể cải thiện được quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông trong tương lai. Phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của kế hoạch đã xây dựng cũng như triển khai. Xác định đâu là kết quả tốt, vấn đề cần phải cải thiện và điều chỉnh. 
  • Cải thiện quy trình: Căn cứ vào những bài học kinh nghiệm đã được đúc rút để cải thiện quá trình giải quyết khủng hoảng. Điều này thương bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch, tăng cường khả năng phản hồi và ứng phó, cải thiện quy trình thông tin và liên lạc, nâng cao khả năng quản lý cũng như lãnh đạo… Đặt ra những tiêu chí đo lường kết quả thực hiện và xác định được cơ chế đánh giá để có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá được quy trình giải quyết khủng hoảng truyền thông trong tương lai. 

Cách hạn chế xảy ra khủng hoảng truyền thông

Cách Hạn Chế Xảy Ra Khủng Hoảng Truyền Thông
Cách Hạn Chế Xảy Ra Khủng Hoảng Truyền Thông

Doanh nghiệp có thể hạn chế vấn đề khủng hoảng truyền thông phát sinh bằng những cách sau: 

 Xây dựng chiến lược truyền thông đúng đắn

Một trong những bí quyết giúp cho doanh nghiệp của bạn ngăn ngừa được khủng hoảng truyền thông xảy ra đó chính là xây dựng một chiến lược truyền thông đúng đắn. Để có thể đạt được thành công trong quá trình truyền tải thông điệp đến với người tiêu dùng mục đích, những doanh nghiệp cần phải xác định được mục tiêu rõ ràng cụ thể khi thực hiện việc truyền thông.

Mục tiêu này của doanh nghiệp cần phải phù hợp với mục tiêu định hướng của doanh nghiệp cũng như đáp ứng được nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng. Việc xác được chính xác đối tượng người tiêu dùng mục tiêu cũng chính là một yếu tố quan trọng để những doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch truyền thông chi tiết và rõ ràng.

Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng về tệp khách hàng của doanh nghiệp mình bao gồm: nhu cầu, sở thích, hành vi và tâm lý của người tiêu dùng. Kế hoạch truyền thông cần phải được thiết kế, triển khai để có thể đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. kế hoạch này nên bao gồm nhiều phương tiện truyền thông khác nhau như báo chí, báo mạng, sự kiện, truyền hình…

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn và cân nhắc các phương tiện truyền thông thích hợp nhất với nhóm người tiêu dùng mục tiêu. Đồng thời, phải đảm bảo mức phí hợp lý và mang về hiệu quả cho chiến lược truyền thông.  

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp khó có thể xây dựng một chiến lược truyền thông phù hợp thì “nhờ cậy” vào các công ty Marketing Agency là điều đáng cân nhắc vì những người giàu kinh nghiệm trong nghề sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những chiến lược đột phá.

Thường xuyên đánh giá và nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ

Một cách hữu ích để có thể đảm bảo được chất lượng của sản phẩm/dịch vụ là thường xuyên rà soát, kiểm tra và đánh giá chất lượng. Những doanh nghiệp cần phải thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm/dịch vụ và những tiêu chuẩn đó phải được đáp ứng. Họ cũng cần phải đánh giá các phản hồi từ phía khách hàng để dễ dàng hiệu được các vấn đề mà doanh nghiệp mình cần phải cải thiện và nâng cao. 

Việc nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp thúc đẩy sự trung thành và tin tưởng của người tiêu dùng với doanh nghiệp. Người tiêu dùng thường có xu hướng quay lại và tiếp tục sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp nếu như họ thấy hài lòng về chất lượng.

Bên cạnh đó, việc cải thiện chất lượng cũng giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được nguy cơ bị khủng hoảng truyền thông bởi những vấn đề liên quan tới chất lượng của sản phẩm/dịch vụ. Doanh nghiệp hãy thường xuyên cập nhật những công nghệ hiện đại, kiến thức mới nhất về để nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ. Điều này không chỉ giúp cho các sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn được nhu cầu của người tiêu dùng mà còn khẳng định vị thế của mình so với những đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

Cuối cùng, quá trình đánh giá cũng như nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ là một hành trình diễn ra liên tiếp và không bao giờ sẽ có điểm dừng chân. Doanh nghiệp phải hiểu được rằng, chỉ khi mà họ chú trọng đến quá trình nâng cao chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, họ mới có thể nhanh chóng đạt được thành công trong lâu dài, đồng thời gây dựng được lòng trung thành và tin tưởng từ người tiêu dùng. 

Đưa ra thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời

Cách này sẽ bao gồm đưa ra những thông tin:

  • Chính xác, đầy đủ và kịp thời liên quan đến sản phẩm/dịch vụ: Khi tiếp cận với người tiêu dùng, việc cung cấp chính xác, đầy đủ và kịp thời về sản phẩm/dịch vụ là điều vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp tính minh bạch của doanh nghiệp tăng lên mà còn giúp hạn chế các thông tin sai lệch lan truyền gây ra khủng hoảng truyền thông. Hãy đảm bảo chắc chắn rằng những thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn phải luôn được cập nhật chính xác, đầy đủ trên website. 
  • Cập nhật về ngành nghề và doanh nghiệp: Để đảm bảo rằng người tiêu dùng của doanh nghiệp luôn được cập nhật mới nhất về tình hình hoạt động, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên các nền tảng mạng xã hội của doanh nghiệp bạn, bao gồm: các sản phẩm/dịch vụ mới ra mắt trên thị trường, thông tin chiến dịch quảng cáo mới, sự kiện… Điều này sẽ làm tăng được tính tin cậy của doanh nghiệp. 
  • Đối phó với những tin đồn, thông tin sai lệch: Nếu như doanh nghiệp của bạn bị người khác tấn công bởi những tin đồn, thông tin sai lệch, hãy ứng phó với nó một cách nhanh nhất. Bạn có thể đăng tải những thông tin lên website của doanh nghiệp hoặc các phương tiện truyền thông khác để giải thích cho trường hợp đó. Hãy ghi nhớ rằng việc đối phó với những tin đồn, thông tin sai lệch là điều vô cùng quan trọng vừa giữ được sự minh bạch cho doanh nghiệp vừa đảm bảo rằng người tiêu dùng không bị lạc lối giữa những thông tin sai lệch. 

Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng

Bạn có thể xây dựng và kết nối mối quan hệ với khách hàng thông qua những cách làm sau:

  • Lắng nghe và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của tất cả khách hàng: Cung cấp cho người tiêu dùng những sản phẩm//dịch vụ tốt nhất. Trước khi cung cấp thì phải tìm hiểu nhu cầu cũng như các vấn đề mà họ đang gặp phải.
  • Tạo ra một phương thức liên lạc hiệu quả: Cung cấp những phương tiện liên lạc thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng. Chẳng hạn như điện thoại, email, mạng xã hội… Hãy đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bạn sở hữu đầy đủ những kỹ năng để có thể giải quyết mọi vấn đề và giải đáp tất cả câu hỏi của người tiêu dùng.
  • Phản hồi chuyên nghiệp và nhanh chóng: Hãy tạo ra tiêu chuẩn để giải quyết nhanh gọn những vấn đề mà khách hàng vướng phải, cam kết đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể. 
  • Tạo dựng niềm tin và tín nhiệm: Điều này sẽ bao gồm những cam kết nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn, cung cấp những thông tin một cách chính xác và đầy đủ, giải quyết tranh chấp công bằng.
  • Kết nối và tương tác với khách hàng: Thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích, giải đáp mọi thắc mắc và thậm chí là đưa ra lời khuyên. Việc xây dựng được một cộng đồng người tiêu dùng tích cực và kết nối mọi người bằng những nền tảng xã hội hay qua các chương trình sự kiện.   

>>Xem thêm:

3 case study xử lý khủng hoảng truyền thông và bài học rút ra

Trong phần này, Trust Media sẽ phân tích 3 case study về cách xử lý khủng hoảng truyền thông của ba thương hiệu lớn tại thị trường Việt Nam. 

Dove

Khủng Hoảng Truyền Thông Của Dove
Khủng Hoảng Truyền Thông Của Dove

Dove đã phải đối mặt với cuộc khủng hoảng truyền thông diễn ra vào năm 2017. Trong chiến dịch này, Dove đã phát một đoạn video nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu trên các nền tảng mạng xã hội, nhằm mô phỏng về quá trình làm sạch da. Tuy nhiên, video này đã gây ra nhiều tranh cãi và nhận được các phản ứng tiêu cực từ phía cộng đồng mạng.

Video quảng cáo của thương hiệu Dove được đánh giá là mang tính phân biệt chủng tộc khi nó hiển thị một người phụ nữ da màu sau sử dụng sản phẩm sẽ trở thành một người phụ nữ có làn da trắng. Điều này đã khiến Dove đang ngụ ý rằng da trắng là chuẩn mực của cái đẹp và được ưu tiên hơn so với da màu.

Sau khi gây ra phẫn nộ và nhận được nhiều chỉ trích từ phía công chúng, Dove đã và đang phải đối mặt với cuộc khủng truyền thông vô cùng nghiêm trọng. Tuy nhiên, họ đã nhanh chóng giải quyết vấn đề này bằng cách:

  • Phản hồi nhanh chóng: Đăng bài xin lỗi và công nhận sai lầm trên mạng xã hội.
  • Từ chối phân biệt chủng tộc: Dove đã lắng nghe và tiếp thu mọi ý kiến từ người tiêu dùng và công chúng, đưa ra thông báo khẳng định rằng mục đích của video không phải là việc phân biệt chủng tộc, đồng thời xác nhận cam kết về sự bình đẳng.
  • Rà soát và đổi mới: Dove đã rà soát lại toàn bộ quy trình kiểm dịch chiến dịch truyền thông của mình. Họ đưa ra cam kết cũng như thỏa thuận về việc sẽ cải thiện quy trình này để đảm bảo sẽ không có sai sót nào xảy ra trong tương lai nữa. 

VinMart

Khủng Hoảng Truyền Thông Của Vinmart
Khủng Hoảng Truyền Thông Của Vinmart

Vào năm 2018, VinMart thuộc tập đoàn VinMart đã từng bị dính phải scandal là sản phẩm cá hồi có hai tem nhãn làm cho người tiêu dùng nghi ngờ về chất lượng của sản phẩm. Gần ngay như lập tức, VinMart đã đăng tải lên một bài đăng trên Fanpage chính thức của mình và bất ngờ rằng là bài đăng đã nhận được rất rất nhiều bình luận tích cực cũng như hàng ngàn lượt chia sẻ với thái độ ủng hộ thương hiệu từ phía người tiêu dùng

Theo ý kiến của các chuyên gia đầu ngành, lý do giúp cho việc xử lý khủng hoảng truyền thông của VinMart nhanh chóng được giải quyết là do thương hiệu đã sớm nhìn nhận thấy sai sót của mình và ngay sau đó đưa ra lời xin lỗi cũng như giải pháp khắc phục công khai, minh bạch trước tất cả người tiêu dùng.

Bên cạnh đó, tất cả những dữ liệu, thông tin liên quan đến vụ việc đáng tiếc này đều được VinMart thực hiện minh bạch, rõ ràng và không chút vòng vo. Nhờ vào tên tuổi của tập đoàn VinGroup nói chung, cộng đồng người tiêu dùng đã chấp nhận lời xin lỗi và tha thứ cho sự sai sót này của thương hiệu VinMart. 

Vinamilk 

Khủng Hoảng Truyền Thông Của Vinamilk
Khủng Hoảng Truyền Thông Của Vinamilk

Thị trường Việt Nam vào năm 2019 đã gây xôn xao dư luận về hàng loạt các tin tức bất lợi cho Tập đoàn Vinamilk. Cụ thể sự việc xoay quanh vấn đề là doanh nghiệp này đã cung cấp các sản phẩm sữa không đảm bảo chất lượng của chương trình “Sữa học đường” và có nhiều hoạt động marketing dễ gây ra hiểu lầm.

Ngay sau khi nhận được dấu hiệu cuộc khủng hoảng truyền thông, Tập đoàn Vinamilk đã nhanh chóng hành động để thực hiện mục tiêu dập tắt “ngọn lửa” của dư luận:

  • Trong thời gian ngắn, doanh nghiệp đã có phản hồi chính thức trên trang web của tập đoàn.
  • Nhanh chóng gửi văn bản đến những cơ quan chức năng có thẩm quyền nhắm mục đích xác minh vụ việc.
  • Tuyên bố sẽ kiện báo giáo dục Việt Nam vì đã đưa ra những thông tin không chính xác làm ảnh hưởng đến hình ảnh của thương hiệu và khiến cho dư luận hoang mang.
  • Đẩy mạnh việc đưa tin tức trên nhiều phương tiện và kênh truyền thông khác nhau. 

Thông qua những biện pháp xử lý, Tập đoàn Vinamilk đã nhanh chóng được giải oan và lấy lại được niềm tin từ phía người tiêu dùng. Đặc biệt hơn nữa, quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông của Tập đoàn Vinamilk đã nhanh chóng trở thành bài học xương máu cho các cá nhân, doanh nghiệp hiện nay. 

Câu hỏi thường gặp

Có phải tất cả khủng hoảng truyền thông sẽ khiến cho một doanh nghiệp phải phá sản không?

Câu trả lời là không. Chẳng hạn như: Cuộc khủng hoảng truyền thông của hãng hàng không nổi tiếng tại Việt Nam là Vietnam Airlines xảy ra vào cuối năm 2022, liên quan đến vụ việc một tiếp viên hàng không nhiễm bệnh COVID-19 và vi phạm quy định cách ly. Điều này có thể được lý giải thông qua tính chất và quy mô của sự việc khủng hoảng không thật sự xuất phát từ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Phân biệt giữa khủng hoảng truyền thông trong thời đại 4.0 so với khủng hoảng truyền thông truyền thống? 

Điểm khác biệt mà tất cả mọi người đều có thể dễ dàng nhìn thấy đó là sự tham gia của những kênh truyền thông mạng xã hội như báo mạng, Facebook, Instagram, TikTok… Với khả năng kết nối sâu rộng và nhanh chóng giữa cộng đồng người sử dụng, chúng đã khiến cho những tin tức được lan tỏa một cách tốc độ vũ bão. Đặc biệt là một vài cá nhân, doanh nghiệp đã lợi dụng đặc điểm này của các nền tảng mạng xã hội để thúc đẩy cuộc khủng hoảng bùng nổ và gây ra nhiều hậu quả lớn hơn rất nhiều với các cuộc khủng hoảng truyền thống? 

Tổng kết

Như vậy, khủng hoảng truyền thông luôn luôn là một nỗi lo “vô hình” đối với mọi doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh thị trường. Bởi nó gây ra những tác động tiêu cực đến hình ảnh, uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp. Mong rằng với những thông tin liên quan đến cách xử lý khủng hoảng truyền thông mà Trust Media chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt được vấn đề và tiến hành xử lý diễn ra một cách suôn sẻ, giảm thiểu tối đa những thiệt hại. 

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

TRUST MEDIA BRANDS 

📌 Địa chỉ: Tầng 6, số 14 Pháo Đài Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội.

☎️ Hotline: 0586 898 899

📩 Email: info@trustmedia.com.vn

🌐 Website: https://trustmedia.com.vn/

DMCA.com Protection Status