Cách tạo Mail Server như thế nào là thắc mắc chung của nhiều người. Để giúp bạn tìm được lời giải đáp cho thắc mắc này, Trust Media đã tổng hợp chi tiết các bước tạo Mail Server một cách nhanh chóng, đơn giản và dễ hiểu nhất. Mời các bạn cùng khám phá ngay nhé! 

Mail Server là gì?

Mail Server là gì?
Mail Server là gì?

Trước khi tìm hiểu cách tạo Mail Sever, bạn cần phải nắm được khái niệm của nó. Mail Server là một hệ thống máy chủ có cấu hình riêng với mục đích là nhận, gửi thư điện tử trên mạng Internet. Bạn có thể hiểu theo cách đơn giản là Mail Server giống như một bưu cục trên mạng là trung tâm lưu trữ và truy xuất những thông tin trên mạng Internet. Tất cả những Email này cần phải qua Mail Server thì mới có thể gửi đến người nhận.

Không những thế, Email Server còn giúp quá trình nhận, gửi thư điện tử diễn ra ổn định và nhanh chóng. Cho nên, nó đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động truyền thông nội bộ, giao dịch và quản lý thương mại.

Đặc biệt, hệ thống Mail Server còn giúp email hạn chế bị virus, spam hay không check được WebMail… Về cơ bản, Mail Server vẫn chỉ là Server riêng lẻ (có tên gọi là Dedicated Server) hoặc Server điện toán đám mây (Cloud Server) được cấu hình để thành cỗ máy nhận, gửi thư điện tử. Could Server sẽ sở hữu đầy đủ những thông số như Storage, RAM, CPU… giống với Server bình thường và bổ sung một vài thông số có liên quan tới Email như tài khoản Email, Email Forwarder, Mail List, … Bạn tìm hiểu cách gửi email cho nhiều người trong outlook tại đây!

Mail Server có cách thức hoạt động ra sao?

Mail Server có cách thức hoạt động ra sao?
Mail Server có cách thức hoạt động ra sao?

Mail Server hoạt động dựa vào 2 giao thức cơ bản, đó là:

Outgoing Mail Server

Giao thức Outgoing Mail Server hay còn có tên gọi khác là Mail Server gửi đi được sử dụng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Đây là giao thức dịch chuyển mail đơn giản được sử dụng để làm phương thức liên lạc với những Server ở nơi xa. Đồng thời, nó còn cho phép người dùng gửi nhiều thư đi cùng một lúc tới những Server khác nhau. 

Incoming Mail Server

Giao thức này còn được biết tới dưới dạng là POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3) và IMAP (Internet Message Access Protocol). Trong đó:

  • POP3: Là hình thức cho phép người sử dụng chuyển Mail đến lưu trong PC có sở hữu Mail Client. Chúng thường là máy tính nội bộ của người dùng thông qua những ứng dụng như Mac Mail, Windows Mail, Outlook… 
  • IMAP: Hình thức này sẽ tương đối phức tạp hơn so với hình thức POP. Bởi IMAP cho phép người sử dụng dùng nhiều Client khác nhau để kết nối với Mailbox. Khi đó Mail từ Mailbox sẽ được sao chép đến với Client và bản gốc vẫn được giữ y như nguyên trên Mail Server. 

Lợi ích khi sử dụng Mail Server

Mail Server mang lại cho người sử dụng nhiều lợi ích vượt trội, có thể kể đến như:

  • Cho phép người sử dụng gửi và nhận Email có thể thông qua mạng internet trực tiếp với các tên miền cụ thể của mỗi một tổ chức.
  • Hạn chế tối đa số lượng thư điện tử chứa virus hoặc bị spam.
  • Đảm bảo tối đa an toàn, bảo mật thông tin nội bộ chặt chẽ.
  • Có thể thiết lập dung lượng tối đa cho người sử dụng Mail Server. 
  • Quản lý được tất cả nội dung trong Mail của toàn bộ những thành viên nằm trong hệ thống.
  • Có thể cài đặt được chức năng sao chép lưu dữ liệu tự động, đảm bảo những thông tin cần thiết luôn được bảo vệ và tồn tại. 

Những thuật ngữ đi kèm với Mail Server

Những thuật ngữ đi kèm với Mail Server
Những thuật ngữ đi kèm với Mail Server

Mail Server thường đi kèm với một số thuật ngữ như SASL, TLS, Email Authentication, WebMail, SMTP-IN Queue, Local Queue, Local Mailboxes và MX (Mail Exchanger Record). Mời bạn cùng khám phá khái niệm của những thuật ngữ trong phần nội dung sau:

  • SASL: Tên viết tắt của Simple Authentication and Security Layer, đây là một lớp xác thực và bảo mật đơn giản. SASL được sử dụng để xác thực người dùng. Sau khi tiến hành xác thực xong, bạn sẽ được cung cấp cách vận chuyển của mã hóa xác thực.  
  • TLS: Là từ viết tắt của Transport Layer Security, được sử dụng để bảo mật tầng truyền tải. Thuật ngữ này sẽ hoạt động trực tiếp tại tầng ổ của bảo mật SSL. Ngoài ra, nó còn cung cấp cách vận chuyển của mã hóa cho quá trình đăng nhập nhằm phục vụ mục đích chính của TLS được SASL chứng thực.  
  • Email Authentication: Đây là tính năng giúp bạn xác nhận được danh tính của những người đã từng truy cập vào hộp thư điện tử Mail. Email Authentication còn giúp bạn bảo mật tốt thư từ của bản thân. Hay nói theo cách khác, tính năng này còn có tên gọi khác là Email dự phòng. Khi mà bạn quên mật khẩu của Mail Server thì bạn có thể sử dụng Email này để nhanh chóng lấy lại mật khẩu. 
  • WebMail: Bao gồm một số WebMail mà chúng ta thường nhìn thấy như Yahoo Mail, HotMail và Gmail… Thuật ngữ này cho phép bạn có thể truy cập vào Email bất kỳ lúc nào. 
  • SMTP-IN Queue: SMTP có chức năng sao lưu thư điện tử được gửi từ hệ thống Mail Server của công ty ở SMTP-IN Queue trước khi phân tán chúng đến Local Queue hoặc Remote Queue. Hay nói theo một cách khác đó là thuật ngữ này chính là một kho được sử dụng để lưu trữ thư từ trước khi bạn gửi đi. 
  • Local Queue: Hệ thống sẽ tiến hành quá trình xếp thư, phân loại tự động lần lượt theo thứ tự sau khi nhận được thông tin tư. Tiếp đó, nó sẽ thực hiện chuyển thư đến hộp thư của người nhân. Local Queue sẽ bắt đầu sắp xếp hàng từ những bức thư được gửi đi. Để có thể giữ an toàn cho hệ thống Mail Server và tăng cường được khả năng bảo mật, Local Queue và Remote Queue sẽ giúp bạn kiểm tra spam cũng như quét được virus trước khi tiến hành gửi thư đến với người dùng. Điều này làm cho hệ thống Mail Server không bị blacklist vào danh sách có IP bị spam. 
  • Local Mailboxes: Thuật ngữ này chính là hộp thư của tài khoản đã đăng ký Mail Server của công ty hoặc doanh nghiệp.  
  • MX (Mail Exchanger Record): Với nhiệm vụ chính là chỉ đường cho Mail đến Mail Server của bạn. Tính năng này sẽ được đi kèm với A Record và trỏ về IP của hệ thống Mail Server. Hay nói một cách đơn giản hơn, đây chính là thông số pref chỉ ra mức độ ưu tiên của những hệ thống Mail Server khác. Mức độ ưu tiên càng cao nếu như giá trị của pref càng nhỏ. 

Lý do tại sao bạn nên tạo một Mail Server riêng

Sau đây mà những lý do giải thích tạo sao bạn nên tạo riêng cho mình một Mail Server:

  • Quyền riêng tư: Khi bạn tạo một Mail Server riêng cho mình, đồng nghĩa với việc hợp thư điện tử của bạn là một hợp thư duy nhất được gửi thư ở trên máy chủ đó. Chính vì vậy, quyền riêng tư của hệ thống Mail Server này luôn luôn được đảm bảo. 
  • Tính bảo mật: Khi có quá nhiều người sử dụng cùng truy cập vào Mail trên cùng một máy chủ chung, chính sách bảo mật của bạn có khả năng bị xâm phạm và đánh cắp. Với hệ thống Mail Server của riêng một mình bạn sẽ được đảm bảo ở tính bảo mật ở mức cao nhất bởi vì bạn sẽ được nắm toàn quyền giám sát và quản lý.
  • Độ tin cậy: Khi bạn thiết lập cho mình một Mail Server của riêng mình thì sẽ không cần phải bận tâm đến việc người sử dụng khác lạm dụng để gửi thư trong máy chủ. Điều này không chỉ đảm bảo được mức độ tin cậy mà còn duy trì được sự ổn định của uptime. 

Những yếu tố cần có để tạo một Mail Server riêng

Để lập được một Mail Server cho riêng mình, bạn cần phải chuẩn bị những yếu tố sau:

  • Tên miền (ví dụ example.com) sẽ được dùng để tạo lập địa chỉ của email như john@example.com
  • Máy chủ Dedicated Server hoặc máy chủ Cloud Server. 

Cách tạo Mail Server nhanh chóng và dễ dàng nhất

Cách tạo Mail Server nhanh chóng và dễ dàng nhất
Cách tạo Mail Server nhanh chóng và dễ dàng nhất

Cuối cùng, Trust Media sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo Mail Server một cách nhanh nhất và hiệu quả cao. Cùng xem ngay nhé!

Yêu cầu máy chủ

Để Mail Server có thể hoạt động ổn định nhất thì máy chủ cần phải đáp ứng được những yêu cầu của các thông số kỹ thuật dưới đây:

 

Tiêu chí 

Yêu cầu máy chủ tối thiểu 

Yêu cầu máy chủ đề xuất 

Bộ xử lý 

1GHz 

2GHz 

RAM 

1GB 

4GB 

Dung lượng đĩa 

5GB 

100GB 

 

Bắt đầu quá trình cài đặt Mail Server

Trước tiên, bạn cần phải có Dedicated Server hoặc Cloud Sever – Đây sẽ chính là máy chủ lưu trữ của Mail. Nếu như bạn đang tiến hành thiết lập một Mail Server cho riêng mình thì Cloud Server sẽ lựa là chọn hoàn hảo nhất. Bởi chúng là một phần của máy chủ Dedicated Server, Cloud Server sẽ kết hợp sức mạnh của máy chủ Dedicated với giá của máy chủ ảo khác. 

Thông thường, mức giá của Cloud Server sẽ dao động trong khoảng trên 145.000 VND/tháng và bạn có thể dùng chúng vào những hoạt động như tạo lập VNP riêng, tùy chỉnh lưu của đảm mấy (backup online) hay lưu trữ một trang website… 

Nếu như bạn đang tìm cách thiết lập máy chủ Mail Server cho doanh nghiệp thì bạn nên cân nhắc sử dụng những máy chủ riêng biệt. Đây chính là giải pháp phù hợp đối với những người đang có nhu cầu tìm kiếm sức mạnh cũng như tối ưu hiệu suất của máy chủ. 

Trong Product hay Services. bạn hãy di chuyển đến máy chủ bạn mà bạn muốn chọn. Sau đó nhấn chọn vào một máy chủ và click nhấp chuột vào Customize. Khi tiến hành thanh toán, bạn hãy nhấn chọn vào phiên bản CentOS hoặc Debian mới nhất làm cho hệ điều hành.

Đối với máy chủ Cloud Server sẽ mất khoảng một vài phút để tiến hành chuẩn bị sau khi đơn hàng được xác nhận và máy chủ Dedicated Server sẽ thường được cung cấp trong khoảng từ 8 đến 24 tiếng. 

Cấu hình của bản ghi DNS

Khi thực hiện cấu hình của bản ghi DNS trên một miền, bạn có thể lựa chọn dùng máy chủ định danh hoàn toàn miễn phí đi kèm với phần lớn những nhà cung cấp tên miền hoặc bạn có thể dùng dịch vụ của nhà cung cấp bản ghi DNS bên ngoài. 

Sử dụng bản ghi DNS của các nhà cung cấp tên miền: Tiến hành đăng nhập vào dịch vụ mà mình đăng ký tên miền và di chuyển tới những bản ghi DNS cho tên miền mà bạn mong muốn được thiết lập địa chỉ Email. Ví dụ như miền của bạn muốn là example.com. Bạn cần phải định lại cấu hình của những bản ghi DNS như sau:

  • Đặt máy chủ định danh của tên miền example.com thành máy chủ định danh của dịch vụ đăng ký cho tên miền của bạn.
  • Thiết lập cho mail.example.com bản ghi IP chính của máy chủ với bên nhà cung cấp.
  • Đặt bản ghi Mail Exchange Record (MX) của example.com sang mail.example.com. 

Sử dụng bản ghi DNS do nhà cung cấp bên ngoài: Bạn sẽ thực hiện đăng nhập vào bản ghi DNS của nhà cung cấp. Sau đó, di chuyển những bản ghi này cho miền mà bạn mong muốn thiết lập Email. Tiếp theo, bạn tiến hành cấu hình lại những bản ghi DNS với tên miền ví dụ là example.com:

  • Đặt máy chủ định danh của tên miền example.com thành máy chủ định danh của nhà cung cấp bản ghi DNS bên ngoài mà bạn hợp tác.
  • Thiết lập mail.example.com bản ghi IP chính cho máy chủ với bên cung cấp.
  • Đặt bản ghi Mail Exchange Record (MX) của example.com sang mail.example.com.

Sau khi thực hiện quá trình thay đổi Mail Server, bạn sẽ phải chờ đợi khoảng 2 ngày đến 4 ngày để những bản ghi DNS này có thể được truyền đi trước khi bạn nhận, gửi email một cách đầy đủ. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm IP của máy chủ vào file máy chủ để dễ dàng quản lý máy chờ trong khoảng thời gian đợi chờ. 

Mở khóa Reverser bản ghi DNS và Port 25: Bạn hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ để có thể bỏ chặn Port 25 tại máy chủ của bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể yêu cầu đặt thêm những bản ghi DNS ngược nằm trong IP máy chủ của bạn sang thành mail.example.com, tên máy chủ của bản thân bạn. 

Cài đặt Mail Server

Các bước cài đặt Mail Server như sau

Bước 1: Đăng nhập vào máy chủ thông qua SSH 

  • Nếu như bạn đang dùng hệ điều hành Mac hoặc Linux, bạn có thể sử dụng thao tác lệnh: ssh root @ server-IP để khởi động chương trình Terminal.
  • Nếu như bạn sử dụng hệ điều hành Windows, bạn hãy tiến hành tải phần mềm PuTTy để kết nối trực tiếp với máy chủ nhờ SSH. 

Bước 2: Cập nhật gói trên hệ thống bằng cách sử dụng thao tác lệnh: apt-get update.

Bước 3: Cài đặt git và curl theo thao tác lệnh sau: apt-get install curl git.

Bước 4: Download Docker bằng thao tác lệnh: curl -sSL https://get.docker.com/ | CHANNEL=stable sh

Bước 5: Tải xuống những thành phần trong Docker thông qua thao tác lệnh là: curl -L https://github.com/docker/compose/releases/download/$(curl -Ls https://www.servercow.de/docker-compose/latest.php)/docker-compose-$(uname -s)-$(uname -m) > /usr/local/bin/docker-compose

Bước 6: Tiến hành cập nhật lại Docker thành file thực thi nhờ vào thao tác lệnh sau: chmod +x /usr/local/bin/docker-compose

Bước 7: Đảm bảo umask của bản thân người dùng bằng 2022. Đó là:   

umask

Look for output 0022

Bước 8: Thực hiện thay đổi thư mục hoặc pot bằng thao tác lệnh: cd / opt.

Bước 9: Download tệp Mailcow xuống nhờ vào thao tác lệnh là: git clone https://github.com/mailcow/mailcow-dockerized.

Bước 10: Thực hiện việc thay đổi thành thư mục Mailcow theo lệnh sau: cd mailcow-dockerized.

Bước 11: Tạo lập tệp cấu hình thông qua thao tác lệnh là: ./generate_config.sh.

Bước 12: Ké thả hình bằng lệnh: docker-compose pull.

Bước 13: Tiến hành chạy file trình Composer. tham số -d sẽ bắt đầu mailcow : dockerized detached: thông qua lệnh: docker-compose up -d.

Đến bước này là bạn có thể hoàn tất quá trình cài đặt. Lúc này, bạn đã có thể đăng nhập vào tên miền email.example.com thông qua tài khoản và mật khẩu của quản trị viên. 

Cấu hình

Để bắt đầu, bạn hãy đăng nhập vào phần mail.example.com bằng tên tài khoản và mật khẩu.

  • Thay đổi mật khẩu của quản trị viên: Sau khi tiến hành đăng nhập, bạn hãy nhấn vào phần Edit ở bên cạnh để có thể đổi lại mật khẩu quản trị viên.
  • Đặt tên miền và người dùng: Để có thể làm việc này, bạn hãy nhấn vào mục Configuration ở bên góc phải trên cùng và click nhấp chuột vào phần Mail Setup. Sau khi đã nhập đầy đủ vào phần chi tiết cấu hình, bạn hãy nhấp vào phần Add domain and restart SOGo. Tiếp theo, bạn có thể nhấn vào mục Mailboxes để bổ sung thêm người sử dụng email. Bấm vào nút Add Mailbox. 

Truy cập hộp thư 

Bạn đã hoàn tất quá trình tạo lập hộp thư, tiếp theo đây chúng tôi xin mời bạn theo dõi hướng dẫn cách truy cập vào hộp thư. 

  • Webmail: Sau khi tạo được hộp thư, bạn có thể dùng giao diện của Webmail tại đường link: http://mail.example.com/SOGo/ để nhận và gửi email cũng như kiểm tra lịch và quản lý danh bạ của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dùng ứng dụng Email ở trên máy tính hoặc thiết bị điện thoại di động để nhận và gửi tin nhắn. 
  • Các bước tiếp theo cũng như hỗ trợ: Hệ thống Mail Server của bạn được cài đặt và cấu hình. Nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra không như được mong muốn, bạn hãy liên hệ trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ Mail Server để được hỗ trợ tư vấn nha.  

Tổng kết

Sử dụng hệ thống Mail Server sẽ mang lại cho những cá nhân cũng như doanh nghiệp nhiều tiện ích vượt trội như tiết kiệm thời gian, lưu trữ nhanh chóng, đảm bảo tốc độ truyền tải cũng như tính bảo mật cao. Với việc nắm được cách tạo Mail Server sẽ giúp bạn dễ dàng trong quá trình thực hiện. Hy vọng rằng với bài viết trên đây của Trust Media đã đem đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích liên quan đến Mail Server cũng như cách tạo Mail Server. 

DMCA.com Protection Status