Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng góp phần giúp cho sự kiện thành công. Việc xây dựng này cần phải được tính toán kỹ lưỡng và cẩn thận. Để giúp bạn có được một kế hoạch chỉn chu nhất, Trust Media đã tổng hợp lại tất tần tật những kiến thức liên quan đến việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện trong bài viết dưới đây.

Mục Lục

Hướng dẫn chi tiết quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Muốn chiến dịch truyền thông cho sự kiện thành công thì nhất định doanh nghiệp bạn phải xây dựng cho mình một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện càng rõ ràng, cụ thể và chi tiết càng tốt. Sau đây là 6 bước triển khai xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông

Trước khi xác định được mục tiêu của chiến dịch truyền thông, bạn cần phải phân biệt rõ ràng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu truyền thông. Một sự kiện được tổ chức thành công rực rỡ không đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng sẽ tăng lên nhờ vào hiệu ứng thành công của sự kiện.

Để xác định chính xác mục tiêu truyền thông, doanh nghiệp bạn cần phải giải đáp được những câu hỏi sau đây:

Doanh nghiệp bạn mong muốn giới thiệu sản phẩm mới phải không? Bằng cách tạo ra nhu cầu mới hoặc giải quyết những nhu cầu hiện có.
Doanh nghiệp bạn muốn thu hút, lôi kéo sự chú ý của công chúng hay muốn xoa dịu một vấn đề nào đó?

Mỗi mục tiêu truyền thông khác nhau sẽ cần phải có một kế hoạch truyền thông cho sự kiện khác nhau. Thế nhưng, thông thường mục tiêu truyền thông sẽ phải đáp ứng được 5 tiêu chí trong mô hình SMART, cụ thể:

Specific: Cụ thể.
Measurable: Đo lường được.
Actionable: Thực hiện được.
Relevant: Sự liên quan.
Time-Bound: Thời gian đạt được mục tiêu.

Ví dụ: Bạn muốn tăng lượt tương tác bài viết trên nền tảng mạng xã hội Facebook của một Fanpage kinh doanh mặt hàng sữa non lên 15% trong vòng 3 tháng. Trong đó, mục tiêu truyền thông theo mô hình SMART sẽ được thể hiện như sau:

S: Tăng được lượt tương tác bài viết trên nền tảng mạng xã hội Facebook.
M: Tăng lên 15%.
A: Phù hợp với ngành hàng Sữa non.
R: Căn cứ vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp để có thể đánh giá.
T: Hoàn thành được mục tiêu trong vòng 3 tháng.

Bước 2: Phân tích đối tượng khách hàng mục tiêu

Đối tượng khách hàng mục tiêu truyền thông là những người hoặc nhóm mà doanh nghiệp sẽ hướng vào để truyền tải những thông tin liên quan đến truyền thông. Đó có thể là những khách hàng tiềm năng, đối tác, khách hàng hiện tại, công chúng nói chung… Điều doanh nghiệp cần phải làm đó xác định rõ và phác họa được chân dung của tệp đối tượng khách hàng truyền thông để hiểu chính xác về họ. Thông qua đó, có thể triển khai những hoạt động truyền thông đúng mục tiêu và đúng hướng.

Dưới đây là một vài cách xác định đối tượng khách hàng truyền thông được rất nhiều doanh nghiệp vận dụng:

Theo nhân khẩu học: Giới tính, tuổi tác, thu nhập, vị trí địa lý, trình độ học vấn, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân…
Theo tâm lý học hành vi: Hoạt động, sở thích, thái độ, thói quen, ý kiến…
Đơn vị đưa ra quyết định (DMU): Người khởi xướng, người sử dụng, người mua, người ảnh hưởng, người ra quyết định, người quản lý chi tiêu…

Ví dụ như: Đối tượng khách hàng truyền thông của công ty Vinamilk trong chiến dịch “Vinamilk 40 năm – Vươn cao Việt Nam” vào năm 2016 là những người nằm trong độ tuổi trưởng thành từ 25 đến 45 tuổi, có sự quan tâm sâu sắc đến vấn đề dinh dưỡng và sức khỏe. Tập trung vào khu vực thành phố, đô thị trong đó bao gồm cả tầng lớp trung lưu và những tầng lớp thấp hơn.

Bước 3: Lựa chọn kênh truyền thông

Tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng mục tiêu và mục tiêu truyền thông cho sự kiện mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp nhất. Hiện nay việc tận dụng những lợi ích mà công nghệ số mang lại, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tổ chức sự kiện dưới hình thức trực tuyến để công bố ra mắt những sản phẩm, dịch vụ mới cũng như giới thiệu cách sử dụng các tính năng ưu việt của sản phẩm, dịch vụ đến với người tiêu dùng.

Những kênh truyền thông với hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay bao gồm các nền tảng sau Facebook, Instagram, Youtube, Zalo, truyền hình, website…

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kết hợp cùng với các kênh truyền thông trực tiếp như standee, phát tờ rơi, roadshow… nhằm mục đích mang lại hiệu ứng truyền thông cho các sự kiện. Từ đó, xác định được đâu là kênh truyền thông thích hợp giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đồng thời mang đến hiệu quả tốt nhất.

Ví dụ: Một doanh nghiệp có mong muốn triển khai chương trình truyền thông nhằm mục đích lôi kéo, thu hút khách hàng và gia tăng lưu lượng traffic website. Mục tiêu là tặng 20% doanh thu bán hàng online trong tháng 7.

Hình thức truyền thông: Online.
Phương tiện truyền thông: Tạo ra những chiến dịch chạy quảng cáo trên Google Ads, Zalo Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, Instagram Ads…
Đối tượng khách hàng sẽ tham gia vào hoạt động truyền thông: Là những khách hàng tiềm năng, đặc biệt là nhóm người dùng có sự quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Quá trình tiếp cận: Thực hiện nghiên cứu cũng như xác định tệp đối tượng người dùng tiềm năng => Tạo lập chiến dịch Google Ads => Tạo lập chiến dịch chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội => Gia tăng mức độ tương tác cũng như tạo đường link liên kết => Tiến hành theo dõi cũng như đánh giá mức độ hiệu quả hoàn thành công việc.
Thời gian truyền thông: Phân chia thành 4 giai đoạn: Chuẩn bị trước (từ 1 đến 2 tuần trước tháng 7), tuần đầu tiên của tháng 7, tuần thứ 2 đến 3 của tháng 7 và tuần cuối cùng của tháng 7.

Bước 4: Xây dựng ý tưởng, nội dung cho thông điệp truyền thông

Xây dựng ý tưởng cho kế hoạch truyền thông cho sự kiện là một yếu tố có vai trò hết sức quan trọng. Nó có thể là một lời kêu gọi hành động, một slogan đầy ấn tượng mà khi nhắc đến đã gây được một ấn tượng mạnh mẽ với người dùng.

Thông điệp truyền thông được hiểu theo một cách đơn giản là một câu hay một cụm từ mà doanh nghiệp bạn muốn truyền tải đến tệp đối tượng khách hàng mục tiêu. Thông điệp này cần phải gây được sự chú ý cũng như khắc sâu vào tâm trí của khách hàng truyền thông.

Doanh nghiệp có thể xây dựng thông điệp truyền thông theo những hình thức sau:

Truyền tải: Hình ảnh, âm thanh, video, văn bản, truyền hình, đài phát thanh, mạng xã hội, báo chí và những kênh truyền thông khác.
Mục đích: Truyền truyền, giáo dục, bán hàng, quảng cáo, chia sẻ thông tin, thúc đẩy nhận thức…
Đối tượng: Người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng, cộng đồng, nhà đầu tư, công chúng và những đối tượng khác.
Phương tiện truyền thông: Phát thanh, truyền hình, tạp chí, báo chí, blog, mạng xã hội và những phương tiện truyền thông khác.
Thời gian: Thông điệp dài hạn, thông điệp ngay lập tức, thông điệp trong tương lai.
Hình thức sáng tác: Thơ, văn bản, video, hình ảnh và những hình thức sáng tác khác.

Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” của công ty Vinamilk đã dùng loại thông điệp theo hình thức mục đích. Thông điệp hướng tới mục tiêu khuyến khích cũng như truyền cảm hứng cho những người tiêu dùng Việt Nam. Hay đơn giản chính là mong muốn của công ty Vinamilk trong quá trình xây dựng và hình thành lên hình ảnh của một doanh nghiệp gắn liền với sự phát triển bền vững của Việt Nam cũng như đóng góp vào quá trình nâng cao chất lượng cuộc sống của mọi người.

Đồng thời, trong quá trình lên ý tưởng và lựa chọn thông điệp truyền thông, doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí sau:

Đơn giản, ngắn gọn, dễ nhớ và dễ hiểu.
Tính thực tế và chính xác.
Có mối quan hệ mật thiết với mục tiêu truyền thông.
Phù hợp với tệp đối tượng khách hàng mục tiêu.
Đảm bảo tính hấp dẫn.

Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” của công ty Vinamilk dùng trong chiến dịch quảng cáo đã để lại thành công rực rỡ nhờ đảm bảo những tiêu chí sau:

Đơn giản, ngắn gọn, dễ nhớ và dễ hiểu: Ngắn gọn với 4 từ rất dễ hiểu.

Tính thực tế và chính xác: Thông điệp đã nêu được mong muốn chung của tất cả mọi người về sự phát triển từ bên trong sức khỏe, con người đến với đất nước.

Có sự gắn kết với mục tiêu truyền thông: Thông điệp có sự gắn liền với mục tiêu truyền thông, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty Vinamilk từ trước cho đến nay.

Phù hợp với tệp đối tượng khách hàng mục tiêu: “Vươn cao Việt Nam” hướng tới những khách hàng đã trưởng thành và có nhu cầu quan tâm tới dinh dưỡng tại thị trường Việt Nam. Cụm từ “Vươn cao” đã chạm tới nhu cầu cũng như mối quan tâm của đối tượng khách hàng mà công ty Vinamilk muốn hướng đến.

Đảm bảo tính hấp dẫn: Cụm từ gợi nhớ đến hình ảnh của sự phát triển, mạnh mẽ và thành công của con người, đất nước chúng ta. Điều này đã tạo nên một sự chú ý, tò mò của mọi người về chiến dịch truyền thông của Vinamilk.

Bước 5: Lên lịch và triển khai kế hoạch

Doanh nghiệp cần phải xác định được cách thức hay phương pháp cụ thể để có thể triển khai chiến lược và đạt được hiệu quả cao nhất. Thông thường việc lên lịch triển khai kế hoạch sẽ gồm những yếu tố sau:

Phân tích tình hình: Nghiên cứu, đánh giá tình hình thực tiễn của doanh nghiệp và thị trường.
Xác định mục tiêu: Xây dựng những mục tiêu cụ thể và có thể thực hiện đo lường được.
Lựa chọn phương pháp: Đề xuất những biện pháp triển khai cụ thể để có hoàn thành được mục tiêu. Bao gồm những lựa chọn về hoạt động, công cụ và tài nguyên phù hợp.
Lên lịch và phân công: Xác định được thời gian cũng như lịch trình triển khai các đầu mục công việc, phân công nhiệm vụ của những nhân sự thực hiện,
Thực hiện và giám sát: Phân công người quản lý thực hiện theo dõi, giám sát cũng như đánh giá mức độ triển khai và hiệu quả của kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Điều chỉnh cho phù hợp: Căn cứ vào quá trình theo dõi, giám sát và đánh giá, người thực hiện cần có sự điều chỉnh kế hoạch truyền thông cho sự kiện một cách hợp lý để có thể dễ dàng đạt được kết quả tốt.

Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp đã chủ quan chỉ lên kế hoạch triển khai trước và trong giai đoạn. Điều này đã gây ra nhiều trở ngại trong quá trình hoạt động phát huy tối đa sức mạnh của hoạt động truyền thông sau sự kiện. Cho nên, chiến thuật thực thi cần phải được xây dựng thật đồng bộ và tổng quát. Có như vậy hoạt động truyền thông mới đạt được kết quả cao nhất.

Việc phân bổ những khoảng thời gian triển khai, thời gian thực hiện cụ thể, deadline, người thực hiện… là điều bắt buộc phải có trong quá trình lên lịch và triển khai kế hoạch. Đảm bảo bàn giao đúng người và đúng việc, hạn chế tình trạng chồng chéo công việc, chậm trễ hoặc thiếu sót.

Bước 6: Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là các ước tính liên quan đến những khoản chi tiêu cần thiết để thực hiện triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Hoạt động này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, đầu tư hợp lý cho những hạng mục trong kế hoạch và hạn chế xảy ra những tình trạng như: lãng phí chi phí, vượt quá mức ngân sách cho phép, khả năng chi trả thấp, tỷ lệ đánh đổi lớn…

Căn cứ vào từng phạm vi và mục đích của kế hoạch truyền thông cho sự kiện, doanh nghiệp sẽ có các khoản dự trù kinh phí khác nhau. Sau đây là một vài loại dự trù kinh phí phổ biến đối với hoạt động truyền thông: chi phí quảng cáo, chi phí triển lãm, chi phí công cụ, chi phí sản xuất nội dung, chi phí tiếp thị offline, chi phí phát sinh dự phòng…

Muốn dự trù kinh phí chính xác cho các kế hoạch truyền thông, bạn cần phải làm theo những bước sau:

Bước 1: Xác định được công cụ truyền thông thích hợp với mục tiêu.
Bước 2: Tiến hành nghiên cứu cũng như tham khảo bảng giá từ các nguồn uy tín.
Bước 3: Xây dựng ngân sách tổng thể đối với hoạt động truyền thông.
Bước 4: Thực hiện điều chỉnh và đánh giá ngân sách dựa vào nhu cầu và hiệu quả.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục công việc truyền thông.

Bảng dự trù kinh phí cần phải được thống kê một cách chi tiết và rõ ràng theo từng đầu mục công việc sẽ triển khai trong chiến dịch. Một số tên hạng mục cần phải có trong bảng dự trù này như số thứ tự, tên hạng mục, đơn giá, số lượng, ghi chú, thành viên, đơn vị cung cấp…

Bước 7: Đo lường và thực hiện đánh giá hiệu quả

Đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch truyền thông cho sự kiện là bước cuối cùng khi thực hiện xây dựng một bản kế hoạch, Doanh nghiệp bạn cần phải đề ra các tiêu chí đo lường, đánh giá kết quả cũng như xác định tính khả thi của kế hoạch. Những tiêu chí này gồm:

Mục tiêu và kết quả: Xác định cũng như đánh giá kết quả đã đạt được theo mục tiêu đã đề xuất.
Nhận thức và hiểu biết: Đo lường mức độ hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
Phản hồi từ phía khách hàng: Đánh giá những phản hồi tích cực từ phía người dùng sau khi triển khai được kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Phạm vi tiếp cận: Đánh giá mức độ tiếp cận cũng như mức độ ảnh hưởng đến đối tượng khách hàng mục tiêu.
Phân phối thông điệp: Đánh giá được quá trình phân phối thông điệp truyền thông dựa vào kế hoạch xem có hiệu quả không.

Hoạt động này không chỉ thực hiện sau khi kết thúc quá trình triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà nó sẽ còn phải xuyên suốt trước, trong và sau khi thực hiện. Mọi hoạt động đều cần phải được quản lý và được đánh giá tức thời để có được những phương án phù hợp hay rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

Các lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông cho sự kiện, nhiều doanh nghiệp đã thường xuyên bị rơi vào tình trạng mất kiểm soát, không thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc. Điều này đã ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ hiệu quả truyền thông sự kiện của doanh nghiệp. Chính vì thế, trong quá trình quản lý việc thực hiện kế hoạch truyền thông cho sự kiện, doanh nghiệp bạn cần phải lưu ý một vài điều sau đây:

Hiểu chính xác và nắm rõ mục tiêu truyền thông: Mục tiêu phải có sự phù hợp và có thể đo lường được. Những người tham gia vào kế hoạch truyền thông cho sự kiện phải nắm bắt được chính xác tiến độ triển khai cũng như các đầu mục công việc được triển khai. Có như vậy, mọi người mới có thể đồng lòng, chung sức giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành được mục tiêu chung.
Theo dõi và bám sát kế hoạch: Thực hiện báo cáo phần công việc đã thực hiện theo từng thời gian biểu hoặc sau khi triển khai phải báo cáo cho người có nhiệm vụ quản lý hoặc những bộ phận có liên quan để nắm bắt được kịp thời. Để từ đó, tiếp tục điều phối triển khai giai đoạn tiếp theo.
Phân bổ nguồn lực phù hợp: Hạn chế được tình trạng chồng chéo đầu mục công việc, không đảm bảo hoàn thành chính xác công việc theo deadline, ảnh hưởng tới mục tiêu chung của sự kiện.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Đưa ra những deadline cho từng đầu mục công việc để người thực hiện có thể dễ dàng giám sát. Những tiêu chí đánh giá này cần phải xác thực, minh bạch, công khai và công bằng.

Tổng kết

Như vậy là Trust Media vừa chia sẻ đến bạn cách xây dựng một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện chi tiết cũng như cách triển khai kế hoạch đạt được hiệu quả tốt nhất. Chúng tôi hy vọng rằng qua bài viết trên đây đã giúp bạn nắm được cách xây dựng cho doanh nghiệp mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện độc đáo, mới mẻ và góp phần giúp cho sự kiện thành công rực rỡ nhất nhé!